Ohne Frage sind Email-Newsletter ein kostengünstiges und effektives Mittel zur Kundenbindung. Ob zur Produktpräsentation oder als informativen Service- der Aufwand ist im Vergleich zu anderen Werbeformen minimal.
Die grundsätzliche Entscheidung hinter jedem Newsletter ist zunächst die des Formates. Zur Auswahl stehen Emails im Textformat oder als HTML-Mail. Zudem lassen sich die Newsletter-Inhalte auch im PDF-Format (prinzipiell natürlich auch in jedem anderen Format) als Anhang verschicken. Letzteres ist jedoch für die wenigsten Versender interessant, ist doch die Hemmschwelle des potenziellen Lesers einen Anhang zu öffnen sehr hoch. Zudem ist eine Information die sich in einem Email-Anhang befindet weniger präsent als eine direkt erreichbare- und wird damit vermutlich auch schneller aus dem Gedächtnis verschwinden.
Ein Newsletter im Textformat bietet den unschlagbaren Vorteil, von wirklich jedem Emailclient lesbar zu sein, ob auf dem Handy, auf exotischen Betriebssystemen und natürlich von Nutzern, die aus Sicherheitsgründen HTML-Emails grundsätzlich verweigern. Doch die Nachteile liegen auch klar auf der Hand: ein längerer Text ist wenig attraktiv, es ist kaum Formatierung möglich und die Anreicherung mit Bildern oder die Integration des Corporate Designs unmöglich. Eine Produktpräsentation via Textemail ist demnach kaum sinnvoll und auch Informationsnewsletter müssen sich sehr kurz fassen um überhaupt gelesen zu werden.
Der HTML-Newsletter ist daher die gängigste Variante. Er bietet viel Spielraum in der Gestaltung, kann Bilder und anklickbare Links integrieren und bietet auch dem Leser die beste Übersicht und Lesefreude. Zudem lässt sich mit HTML-Newslettern auch informatives Tracking betreiben, so dass der Versender wertvolle Informationen darüber erhält, welche Themen und Produkte für Leser interessanter sind als andere und vieles mehr.
Die Tücken des HTML-Newsletters liegen jedoch darin, dass eine Template-Erstellung aufgrund fehlender Standards sehr aufwendig werden kann. Bei der Webseiten-Erstellung gibt es festgelegte Standards und eine überschaubare Menge an Browsern, die den HTML-Code darstellen. Die Masse der Emailprogramme und Freemailer ist jedoch kaum überschaubar- und jeder Mailclient hat seine eigenen Regeln was er darstellt und was nicht. So kann es nie die Sicherheit geben, dass der HTML-Newsletter in allen Systemen gleich aussieht.
Es bleibt nur die Möglichkeit, den Newsletter in den verbreitetsten System zu testen und solange anzupassen, bis er überall gut aussieht- wenn auch nicht überall identisch. Das ausführliche Testen des Newsletter-Templates in mindestens 15 gängigen Mailclients und Freemailern ist daher unabdingbar. Ein “zerschossener” Newsletter kann auch Anti-Werbung sein und die Gründlichkeit des versendenden Unternehmens in Frage stellen. Ein optisch ansprechender und dabei inhaltlich informativer Newsletter hingegen ist ein attraktives Marketinginstrument, dass viele Chancen birgt.